در هر سازمانی داشتن ویژگی و رویکرد کار تیمی از اهمیت بالایی برخودار است، اما رسیدن به شرایط آرمانی در کار تیمی شاید فقط در تئوری امکانپذیر باشد. هر سازمانی کم یا زیاد با این مدینه آرمانی فاصله خواهد داشت. ما هم در چارگون از این قائده مستثنی نیستم، اما تمام تلاش خود را بر آن داشتیم که روحیه کار تیمی را در تمام ارکان شرکت گسترش دهیم و تا این لحظه، دستاوردهای قابل توجهی بدست آوردهایم. در این مطلب چند رویکرد و ویژگی ساده که باعث رشد کار تیمی در شرکت شده است را مرور میکنیم:
- روحیه پاسخگویی: از مهمترین خصوصیات یک تیم موفق این است که اعضای تیم این احساس را داشته باشند که باید نسبت به عملکرد و مسئولیتهای خود به تمام تیم پاسخگو باشد. این پاسخگویی در تیمها به کارشناسان خلاصه نمیشود. علاوه بر کارشناسان، مدیران میانی و مدیران ارشد نیز این وظیفه را برای خود متصور هستند که باید به دیگران پاسخگو باشند. شاید روشهای پاسخگویی در بین سطوح سازمان متفاوت باشد، اما ماهیت پاسخگویی وجود دارد. به وسیله این احساس وظیفه، کسی از پاسخگو بودن احساس بدی را تجربه نخواهد کرد.
- خنثی نبودن: یکی از بزرگترین آفتهای تیمی این است که افرادی از تیم نسبت به چگونگی و کیفیت اجرای کار دیگر افراد بیتوجه باشند. این ذهنیت که من کار خود را خوبی انجام میدهم کار بقیه به من ربطی ندارد میتواند به راحتی نتیجه کار کل تیم را به نابودی بکشاند. در تیمهای موفق علاوه بر اینکه هر فرد تمام تلاش خود را برای اجرای بهتر وظیفه خود دارد، مراقب است که هم تیمیهای خود، وظیفهشان را به درستی انجام دهند. آنها را کمک میکند، آنها را تصحیح میکند، معایب کار آنها را به درستی گوشزد میکند و …
- تلاش برای بهبود تیم: تیم خوب زمانی شکل میگیرد که همه خوب باشند و افراد تیم به همان اندازه که به رشد خود فکر میکنند برای رشد دیگر افراد تیم هم دغدغه داشته باشند. در چارگون صرف زمان و انرژی برای آموزش و رشد هم تیمیها یک ارزش محسوب میشود. گواه این ادعا تعداد قابل توجه دورهها و کارگاههایی است که در چارگون، توسط خود همکاران برگزار میگردد.
با همین سه رویکرد ساده روحیه کار تیمی در هر سازمانی متحول خواهد شد. پر واضح است که رسیدن به این سه ویژگی به راحتی نگارش این مطلب نیست. تعالی این خصوصیات در هر سازمانی نیاز به زمان، صبر و تمرین دارد.
مهدی عامری کارشناس مسئول فرآیندها در چارگون است. مهدی بهعنوان یکی از افرادی که نقش کلیدی در پیادهسازی و بهبود فرآیندهایی از قبیل مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتریان دارد در چارگون شناخته میشود.
سایت | مطالب دیگر (۳)
یکی از دغدغههای سازمانهای پروژه محور، انتشارات به موقع و دقیق اطلاعات پروژه برای منظورهای مختلف میباشد. سازمانها نیاز دارند که اطلاعات پروژه را در ساختار خود منتشر کنند تا به موقع تصمیمهای لازم اخذ شوند، اقدامات لازم صورت پذیرد و افراد ذیصلاح از وضعیت پروژه آگاه شوند. روشهای مختلفی برای این منظور وجود دارد که مدیران و تیماجرایی پروژه میتوانند از آنها استفاده کنند. راهاندازی پورتال برای هر پروژه، استفاده از بوردهای اطلاعرسانی، برگزاری جلسات بررسی پروژه و ….
تجربه نشان داده است برای این منظور، استفاده از هر ابزاری مفیدتر از انتقال اطلاعات از طریق برگزاری جلسات نخواهد بود. در واقع دیگر ابزارها، کمکی برای تکمیل رسالت جلسات بررسی پروژهها میباشند. اما یک مشکل در این مسیر وجود دارد: به دلیل تعدد پروژههای جاری سازمان، اگر هر کدام از مدیران پروژه جلسهای یک ساعته با افراد موثر سازمان برگزار کنند، باید کار را تعطیل کرد و به برگزاری جلسات مشغول شد!
راهکار ساده و بسیار موثر در مورد این مشکل این است که، جلساتی را به صورت هفتگی با نام “بررسی وضعیت پروژهها” (و یا هر اسمی که شما مناسب میدانید) داشته باشید. در این جلسه دو تا سه ساعته، میتوانید با حضور افراد مسئول در سازمانِ خود، به بررسی وضعیت چند پروژه منتخب، بر اساس شرایط آن بپردازید.
بر اساس یک نظام ساده، مدیران پروژه درخواست بررسی وضعیت پروژه خود را در طول هفته به دبیر جلسه ارائه میکنند. در این درخواست باید هم دلیل درخواست و هم افرادی که نیاز به حضورشان میباشد مشخص گردد. دستور جلسه برای حاضرین مورد نظر ارسال میشود و جلسه به صورت منظم برگزار میگردد.
در ابتدای جلسه مصوبات جلسات قبلی مرور و وضعیت انجام مصوبات به حاضرین اعلام میگردد. اگر مشکلی در جهت اجرای مصوبات بوده بررسی و تصمیمات لازم گرفته میشود. سپس نوبت به پروژهها میرسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه، انتظارات و درخواستهای خود را از سازمان بیان میکند. در صورتی که شما هم وضعیت پیشرفت پروژهها را به صورت مستمر داشته باشید، میتوانید اطلاعات پروژه را مستند و با اعداد و آمار ارائه دهید، روی مشکلات تبادل نظر نموده و در نهایت تصمیمات لازم را در جهت رفع یا کم اثر نمودن مشکلات اتخاذ نمایید. تمام تصمیمات باید توسط دبیر جلسه ثبت و حداکثر روز بعد از جلسه برای تمام حاضرین ارسال گردد. جلسه باید به طور موثر مدیریت شود تا زمان لازم به بررسی تمام پروژهها داده شود. میبایست نظر تمام افراد مرتبط با هر پروژه مطرح و در نهایت تصمیمات موثر اخذ گردد.
حدود دو سال است که در شرکت چارگون از طریق برگزاری جلساتی اینچنینی، علاوه بر انتشار اطلاعات پروژهها، مشکلات مختلف مطرح شده، راهحلهای مناسب پیشنهاد و انتخاب میگردند و از افراد مرتبط در جهت رفع آنها استفاده میشود و میتوان مدعی بود که به دلیل رضایت همه ما از برگزاری این جلسات، روزهای دوشنبه، روز تکاپو برای برگزاری مناسب این جلسه مفید است.
مهدی عامری کارشناس مسئول فرآیندها در چارگون است. مهدی بهعنوان یکی از افرادی که نقش کلیدی در پیادهسازی و بهبود فرآیندهایی از قبیل مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتریان دارد در چارگون شناخته میشود.
سایت | مطالب دیگر (۳)
آمادهسازی دعوتنامههای سمینار سالانه چارگون
روزهای اولی که وارد چارگون شدم – حدود دو سال پیش – وقتی قرار بود اولین جلسه با مدیرعامل و معاونین را داشته باشم بیشتر فکر میکردم که من یک شنونده خواهم بود. اما برخلاف تصورم، دیدم که در مباحث مختلفی که مطرح میشود نظر من نیز پرسیده میشود و من بهعنوان یک عضو فعال در جلسات وارد شدم. جالب توجه بودن این موضوع شاید برمیگردد به تجربه گذشته من در محیطهای کاری دیگر که معمولا افراد اجرا کننده تصمیمات بودند. هرچقدر که بیشتر با بخشهای مختلف شرکت در تعامل قرار گرفتم متوجه شدم که این موضوع صرفا مربوط به لایههای بالای شرکت نیست و مشارکت، نشستن کارشناسان و مدیران دور یک میز، تبادل نظر و موثربودن در تصمیمگیریها و انجام کارها یک الگوی کاری بین چارگونیها است.
در چارگون ما برای بهبود این شرایط از روشها و ابزارهای مختلفی استفاده میکنیم که کمک میکند تا فضای مشارکت بهتر شکل بگیرد.
۱- جلسات فراتیمی
برقراری ارتباط و اطلاع رسانی یکی از عوامل مهم در ایجاد بستر مشارکت است، چرا که هر شرکتی از مجموعه فرآیندها و فعالیتها تشکیل شده است. در مرحله اول همفکری مدیران میانی با کارشناسان و سپس همفکری مدیران ارشد و میانی باعث میشود تا نگاه به فعالیتها در دو لایه مختلف شکل بگیرد. جلسات فراتیمی اعضای تیمهای مختلف را کنار هم مینشاند تا راجع به مسائل مختلف به تبادل نظر بپردازند و در صورت نیاز اقداماتی را انجام دهند.
پالس - شبکه اجتماعی داخلی چارگون
2- شبکه اجتماعی داخلی
یک شرکت بهعنوان یک جامعه کوچک برای رشد کردن به مشارکت نیاز دارد و این مشارکت میتواند در بسترهای مختلف و با رویکردهای متفاوت شکل بگیرد.
شبکه اجتماعی داخلی چارگون این فرصت را میدهد تا همکاران در خصوص موارد مختلف به بحث و گفتگو بپردازند و ایدههای خود را مطرح کنند. بهعنوان مثال این شبکه اجتماعی داخلی بستر مناسبی شد برای رشد فعالیتهای خیریه، گروههای عکاسی و اظهار نظر در خصوص سرویسهای داخلی.
در شبکه اجتماعی داخلی چارگون که با نام پالس شناخته میشود، وبلاگهای فردی و سازمانی وجود دارند و همچنین مایکروبلاگینگ سازمانی که کمک میکند تا نظرات و ایدهها به اشتراک گذاشته شوند و دیگران علاوه برمطلع شدن از رویدادها عضو گروههای مختلف با موضوعهای متنوع شوند.
پروژه جدیدی که در این بخش شروع شده مشارکت در اطلاع رسانی است. در این پروژه همه افراد میتوانند اخبار و رویدادهای گروههای کاری خود را از طریق سیگما منتشر کنند. اهمیت این موضوع از آنجایی است که با توجه به گستردگی چارگون، نیاز است تا مکانیزمی برای مطلع بودن افراد از فعالیتها وجود داشته باشد و از طرفی ممکن است شخصی توان و علاقه مشارکت در کارهایی را داشته باشد که در بخشی دیگر از شرکت در حال اجرا است.
۳- فعالیتهای گروهی
همیشه همهچیز راحت و بدون مشکل پیش نمیرود. چالشها و تقابل نظرات وجود دارد. ما از کار کردن خسته میشویم و میخواهیم که کمی در فضای دور از کار دوباره خود را بازیابی کنیم. گاهی با رفتن در طبیعت، گاهی با بازی کردن، گاهی با انجام فعالیتهای هنری، گاهی با ورزش و ….
مسابقات پینتبال سالیانه، عکاسی در طبیعت، فعالیتهای خیریه، تورهای تفریحی، همه و همه به چارگونیها کمک میکند تا خستگی و چالشها را پشتسر بگذارند، دوباره کنار هم قرار بگیرند و کار را شروع کنند و چه چیزی بهتر از اینکه یک جلسه داخلی در چارگون با یادآوری خاطره مسابقه ورزشی، یا تفریح روز گذشته و لبخندی که شکل میگیرد شروع شود؟
امیر مهرانی رئیس واحد توسعه سیستمها در چارگون است. فعالیتهای امیر معطوف بر مدیریت خدمات زیرساختی و توسعه خدمات جدید در سطح شرکت میباشد. مهمترین هدف امیر افزایش کیفیت کار همکاران در چارگون با توجه برفراهم نمودن تکنولوژی مناسب برای انجام امور مختلف میباشد.
سایت | مطالب دیگر (۳)
