در هر سازمانی داشتن ویژگی و رویکرد کار تیمی از اهمیت بالایی برخودار است، اما رسیدن به شرایط آرمانی در کار تیمی شاید فقط در تئوری امکانپذیر باشد. هر سازمانی کم یا زیاد با این مدینه آرمانی فاصله خواهد داشت. ما هم در چارگون از این قائده مستثنی نیستم، اما تمام تلاش خود را بر آن داشتیم که روحیه کار تیمی را در تمام ارکان شرکت گسترش دهیم و تا این لحظه، دستاوردهای قابل توجهی بدست آوردهایم. در این مطلب چند رویکرد و ویژگی ساده که باعث رشد کار تیمی در شرکت شده است را مرور میکنیم:
- روحیه پاسخگویی: از مهمترین خصوصیات یک تیم موفق این است که اعضای تیم این احساس را داشته باشند که باید نسبت به عملکرد و مسئولیتهای خود به تمام تیم پاسخگو باشد. این پاسخگویی در تیمها به کارشناسان خلاصه نمیشود. علاوه بر کارشناسان، مدیران میانی و مدیران ارشد نیز این وظیفه را برای خود متصور هستند که باید به دیگران پاسخگو باشند. شاید روشهای پاسخگویی در بین سطوح سازمان متفاوت باشد، اما ماهیت پاسخگویی وجود دارد. به وسیله این احساس وظیفه، کسی از پاسخگو بودن احساس بدی را تجربه نخواهد کرد.
- خنثی نبودن: یکی از بزرگترین آفتهای تیمی این است که افرادی از تیم نسبت به چگونگی و کیفیت اجرای کار دیگر افراد بیتوجه باشند. این ذهنیت که من کار خود را خوبی انجام میدهم کار بقیه به من ربطی ندارد میتواند به راحتی نتیجه کار کل تیم را به نابودی بکشاند. در تیمهای موفق علاوه بر اینکه هر فرد تمام تلاش خود را برای اجرای بهتر وظیفه خود دارد، مراقب است که هم تیمیهای خود، وظیفهشان را به درستی انجام دهند. آنها را کمک میکند، آنها را تصحیح میکند، معایب کار آنها را به درستی گوشزد میکند و …
- تلاش برای بهبود تیم: تیم خوب زمانی شکل میگیرد که همه خوب باشند و افراد تیم به همان اندازه که به رشد خود فکر میکنند برای رشد دیگر افراد تیم هم دغدغه داشته باشند. در چارگون صرف زمان و انرژی برای آموزش و رشد هم تیمیها یک ارزش محسوب میشود. گواه این ادعا تعداد قابل توجه دورهها و کارگاههایی است که در چارگون، توسط خود همکاران برگزار میگردد.
با همین سه رویکرد ساده روحیه کار تیمی در هر سازمانی متحول خواهد شد. پر واضح است که رسیدن به این سه ویژگی به راحتی نگارش این مطلب نیست. تعالی این خصوصیات در هر سازمانی نیاز به زمان، صبر و تمرین دارد.
مهدی عامری کارشناس مسئول فرآیندها در چارگون است. مهدی بهعنوان یکی از افرادی که نقش کلیدی در پیادهسازی و بهبود فرآیندهایی از قبیل مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتریان دارد در چارگون شناخته میشود.
سایت | مطالب دیگر (۳)
یکی از دغدغههای سازمانهای پروژه محور، انتشارات به موقع و دقیق اطلاعات پروژه برای منظورهای مختلف میباشد. سازمانها نیاز دارند که اطلاعات پروژه را در ساختار خود منتشر کنند تا به موقع تصمیمهای لازم اخذ شوند، اقدامات لازم صورت پذیرد و افراد ذیصلاح از وضعیت پروژه آگاه شوند. روشهای مختلفی برای این منظور وجود دارد که مدیران و تیماجرایی پروژه میتوانند از آنها استفاده کنند. راهاندازی پورتال برای هر پروژه، استفاده از بوردهای اطلاعرسانی، برگزاری جلسات بررسی پروژه و ….
تجربه نشان داده است برای این منظور، استفاده از هر ابزاری مفیدتر از انتقال اطلاعات از طریق برگزاری جلسات نخواهد بود. در واقع دیگر ابزارها، کمکی برای تکمیل رسالت جلسات بررسی پروژهها میباشند. اما یک مشکل در این مسیر وجود دارد: به دلیل تعدد پروژههای جاری سازمان، اگر هر کدام از مدیران پروژه جلسهای یک ساعته با افراد موثر سازمان برگزار کنند، باید کار را تعطیل کرد و به برگزاری جلسات مشغول شد!
راهکار ساده و بسیار موثر در مورد این مشکل این است که، جلساتی را به صورت هفتگی با نام “بررسی وضعیت پروژهها” (و یا هر اسمی که شما مناسب میدانید) داشته باشید. در این جلسه دو تا سه ساعته، میتوانید با حضور افراد مسئول در سازمانِ خود، به بررسی وضعیت چند پروژه منتخب، بر اساس شرایط آن بپردازید.
بر اساس یک نظام ساده، مدیران پروژه درخواست بررسی وضعیت پروژه خود را در طول هفته به دبیر جلسه ارائه میکنند. در این درخواست باید هم دلیل درخواست و هم افرادی که نیاز به حضورشان میباشد مشخص گردد. دستور جلسه برای حاضرین مورد نظر ارسال میشود و جلسه به صورت منظم برگزار میگردد.
در ابتدای جلسه مصوبات جلسات قبلی مرور و وضعیت انجام مصوبات به حاضرین اعلام میگردد. اگر مشکلی در جهت اجرای مصوبات بوده بررسی و تصمیمات لازم گرفته میشود. سپس نوبت به پروژهها میرسد. به ترتیب مدیران پروژه مشکلات پروژه، انتظارات و درخواستهای خود را از سازمان بیان میکند. در صورتی که شما هم وضعیت پیشرفت پروژهها را به صورت مستمر داشته باشید، میتوانید اطلاعات پروژه را مستند و با اعداد و آمار ارائه دهید، روی مشکلات تبادل نظر نموده و در نهایت تصمیمات لازم را در جهت رفع یا کم اثر نمودن مشکلات اتخاذ نمایید. تمام تصمیمات باید توسط دبیر جلسه ثبت و حداکثر روز بعد از جلسه برای تمام حاضرین ارسال گردد. جلسه باید به طور موثر مدیریت شود تا زمان لازم به بررسی تمام پروژهها داده شود. میبایست نظر تمام افراد مرتبط با هر پروژه مطرح و در نهایت تصمیمات موثر اخذ گردد.
حدود دو سال است که در شرکت چارگون از طریق برگزاری جلساتی اینچنینی، علاوه بر انتشار اطلاعات پروژهها، مشکلات مختلف مطرح شده، راهحلهای مناسب پیشنهاد و انتخاب میگردند و از افراد مرتبط در جهت رفع آنها استفاده میشود و میتوان مدعی بود که به دلیل رضایت همه ما از برگزاری این جلسات، روزهای دوشنبه، روز تکاپو برای برگزاری مناسب این جلسه مفید است.
مهدی عامری کارشناس مسئول فرآیندها در چارگون است. مهدی بهعنوان یکی از افرادی که نقش کلیدی در پیادهسازی و بهبود فرآیندهایی از قبیل مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتریان دارد در چارگون شناخته میشود.
سایت | مطالب دیگر (۳)
تغییرات پیشرو
سازمانها و شرکتها برای اینکه بتوانند در بازار رقابتی و نابسامان فعلی به حیات خود در شرایط مناسب و مطلوب ادامه دهند، ناگزیر استقبال از تغییرات در جهت بهبود عملکرد خود میباشند. هر چه سازمان نسبت به طراحی و اعمال این تغییرات سرعت و انعطاف بیشتری داشته باشد، موفقتر خواهد بود. حال یک پرسش مهم این است که چه کسی مسئول ایجاد این تغییرات در سازمان میباشد؟
یکی از نکات مهم در ایجاد مدیریت تغییرات سازمانی انتخاب جهت اعمال تغییرات میباشد. بدین معنا که آیا باید تغییرات از سمت مدیران ارشد یک سازمان طراحی و اعمال شود یا اینکه تغییرات توسط مدیران میانی یا حتی کارکنان سازمان طراحی و اجرا شوند؟ فارغ از این حقیقت که سازمانها به هر دو نوع از تغییرات نیاز دارند، تجربه نشان داده است که تغییراتی که از سمت کارکنان سازمان طراحی و اجرا میشوند هم سریعتر در سازمان اعمال و نهادینه میشوند و هم ماندگاری بیشتری در سازمان خواهند داشت. از دیگر نکات مثبت این روش تغییرات ایجاد حس رضایت و انگیزه در بین مجریان و میل و امیدواری در بین دیگر کارکنان سازمان میباشد.
مسئله بسیار مهم و حیاتی در این گونه تغییرات حمایت مدیران ارشد از تغییرات و مجریان تغییرات میباشد. عدم حمایت یا حمایت ناکافی از مجریان تغییرات سازمانی بیشک باعث شکست تغییرات خواهد شد. بدون شک ایجاد هرگونه تغییری در سازمان در هر سطحی، سازمان و کارکنانش را دچار آشفتگیها وبرخوردهایی هر چند کوتاه مدت خواهد نمود. اینجاست که مدیران ارشد سازمان باید نسبت به این شرایط صبوری نشان داده، مانند آن زمان که خود مجری تغییرات میباشد، و نسبت به تغییرات و مجریهای آن حمایت کامل را داشته باشند.
این رفتار مدریت ارشد علاوه بر دلگرمی و اطمینانی که به مجریان تغییرات میدهد، باعث میشود که پذیرش تغییرات توسط بخشهای مرتبط سازمان با سهولت بیشتری صورت گیرد.
تجربهای که در چند سال اخیر، در شرکت چارگون جاری بوده است. تغییرات بسیاری است که توسط کارشناسان شرکت پیشنهاد، طراحی و اجرا شدهاند. این تغییرات از هر نوع و در هر سطحی بوده است، تغییرات درون واحدی و در سطح فرآیندهای کاری تا تغییرات استراتژیک در سطح کلان گروه شرکتهای چارگون. اما چیزی که در تمام این تغییرات مشترک بوده است، اهمیت و حمایت مدیران ارشد چارگون از تغییرات و مجریان تغییرات بوده است و نتیجه آن شده است که چارگون سازمانی چابک نسبت به تغییرات باشد و ضریب موفقیت اعمال تغییرات بسیار بالا باشد.
مهدی عامری کارشناس مسئول فرآیندها در چارگون است. مهدی بهعنوان یکی از افرادی که نقش کلیدی در پیادهسازی و بهبود فرآیندهایی از قبیل مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتریان دارد در چارگون شناخته میشود.
سایت | مطالب دیگر (۳)
